L'importanza del tempo
Nessuno si preoccupa del tempo, e tutti lo usano come se fosse un bene gratuito (Seneca – De Brevitate Vitae).
Il traduttore freelance
Nell’immaginario collettivo di chi non ha dimestichezza con questa professione, è diffusa l'idea che essere un freelance significhi avere più libertà di quanta se ne abbia lavorando da dipendenti. In pratica, si pensa che si possa lavorare quando e se si decide di farlo.
Spesso, molte persone non hanno idea su cosa faccia un traduttore freelance e cosa comporti; la risposta “Sono un traduttore” alla domanda relativa al “cosa faccio” genera spesso una contro-domanda del tipo: "…E cosa fa un traduttore? Come fai a lavorare da casa, solo, senza un datore di lavoro?"
Quindi, mi ritrovo a spiegare diverse cose tra cui, come primo concetto, che il “datore di lavoro” sono io stesso e che il mio principale lavoro è quello di ricercare committenti, organizzare e promuovere la mia attività e pubblicizzare le iniziative ad essa connesse. Oltre a tradurre, ovviamente!
Quindi, per poter essere – come si dice ai nostri giorni – "multitasking", ossia efficiente ed efficace su più fronti, IL TEMPO rappresenta la variabile e la componente più importante nella gestione del mio quotidiano.
Dalle esperienze vissute in prima persona negli anni (mutuate anche da precedenti altre attività in proprio) ho ricavato alcune semplici "regole" che mi son ritornate utili e che metto a disposizione di quanti neo-freelance leggono il nostro blog.
Il tempo è fondamentale per un traduttore freelance
Il livello di difficoltà insito nella professione di traduttore freelance dipende dalla propria esperienza e dal fatto che esistano o meno supporti esterni su cui fare affidamento, ma anche – nell’ipotesi di professione già avviata – dal TEMPO, che riporta ad un'altra parola fondamentale: ORGANIZZAZIONE ED AUTODISCIPLINA.
Se queste “paroline magiche” non sono tenuta nella giusta considerazione, essere un freelance si trasformerà in un'incubo! Lavorare come freelance non significa affatto non avere orari o programmi da rispettare. Al contrario, più si è liberi da un lavoro tradizionale, più è necessario pianificare la propria giornata di lavoro e vita personale. Altrimenti, il rischio che si corre è di farsi assorbire completamente dal lavoro e dire addio al resto della propria vita, e viceversa.
E’ ricorrente, all'inizio della carriera, pensare che la cosa più importante sia lavorare ad ogni costo, senza limiti. Se da un lato abbiamo scelto questo lavoro per seguire una nostra passione, per non lavorare con orari fissi, per non essere a disagio nel dipendere da altre persone, per non dover andare in ufficio tutte le mattine ecc., dall’altro, occorre stabilire dei limiti anche a questa libertà: per cui è necessario avere una specie di orario di apertura/chiusura del proprio ufficio domestico.
Controllare la posta elettronica
Il controllo frequente delle e-mail è importante, dal momento che il proprio lavoro dipende in gran parte da questo. Se si dispone di una connessione ADSL, è più immediato controllare la ricezione dei messaggi. Un'altra buona idea è impostare un segnale acustico di notifica della posta in arrivo diversificato per mittente, evitando così di dover controllare visivamente la casella di posta. Oppure, avere la ricezione delle notifiche in mobilità sul proprio smartphone.
Se si hanno clienti e/o agenzie di traduzione con cui si lavora da varie parti del mondo, si deve prendere in considerazione il problema dei fusi orari: una buona soluzione può essere quella di impostare una mail automatica nel programma di posta come auto-responder per informare il mittente della temporanea assenza ed assicurarlo di rispondergli al più presto. In tal modo, riceverà comunque una risposta, anche se non di tipo umano.
L'organizzazione e la gestione del tempo
Un'altra regola da seguire è di NON LAVORARE DURANTE IL FINE SETTIMANA: se a volte si è costretti a lavorare di domenica (poiché è necessario terminare un lavoro urgente), bisognerà almeno evitare di lavorare il lunedì mattina, per riposare un pò e ristabilire il proprio conto "profitti e perdite del tempo".
In pratica, occorre stabilire una sorta di “budget del tempo” e suddividere il proprio tempo professionale fra:
- auto-apprendimento (nuovi programmi software, corsi e seminari linguistici, ecc.);
- forum professionali;
- marketing di sé stessi (cosa ancora più importante di tutte).
Il resto del proprio tempo dovrebbe essere dedicato alla propria vita privata e sociale e, possibilmente, alle vacanze.
In altre parole, occorre organizzare il proprio tempo come qualsiasi altra attività:
- nei periodi di lavoro intenso, ad esempio, non sarà possibile dedicarsi al marketing;
- ma, di contro, ci saranno anche periodi di minor lavoro.
Questi ultimi non vanno vissuti come una perdita di tempo od una cosa negativa; anzi, al contrario, vanno utilizzati e sfruttati per fare ciò che non si può fare quando “si lavora”: cioè pubbliche relazioni, marketing, compilazione di glossari, verifica dei database delle agenzie, ecc…
Un lato importante della pianificazione consiste nell'impostare gli obiettivi futuri: superare un esame specifico per l'Associazione linguistica di turno, acquisire nuovi clienti, migliorare il proprio sito web se lo si possiede, oppure decidere che è ora di averne uno, ecc.
L'aspetto amministrativo
Quando si lavora come freelance, un’aspetto importante da affrontare è l'organizzazione del lato amministrativo: cioè la fatturazione, la tracciatura dei lavori, ecc.
Se lo si organizza bene, sarà un buon investimento. Pertanto, occorre stabilire un protocollo operativo che definisca ogni data di consegna, le date di scadenza, ecc. Nell'ambito di questa operazione di risparmio del tempo, occorre inoltre preparare ed aggiornare di continuo una lista di FAQ contenente tutti i problemi/soluzioni in cui si è incorsi. In tal modo, si evita a sé stessi o ad altre persone di perdere tempo, tentando di risolvere problemi che sono già stati risolti in passato.
In generale, l’ideale sarebbe poter effettuare tutta la fatturazione ogni fine mese, in modo da raggruppare lavori piccoli e/o grandi insieme.
Ma, naturalmente, non sempre ciò accade, poichè le regole possono variare a seconda di ciascun cliente e delle loro esigenze: qualcuno chiede la fattura al termine di ogni lavoro, un’altro alla fine del mese, ed un terzo ancora a metà e fine mese. Ed infine, il cliente X vuole la fattura solo una volta raggiunto un importo XXX, e così via.
E poi ci sono le grandi agenzie di traduzioni con Project Manager (CAT) multipli: ciascuna chiede una propria fatturazione e SOLO per il lavoro di propria competenza.
Ciò significa che se in un mese sono stati realizzati tre lavori diversi per tre PM diversi, occorrerà emettere tre diverse fatture.
Naturalmente, la cosa migliore è impostare un modello di fattura standard, o più di uno: ad es., uno per i clienti internazionali ed uno per quelli interni, contenenti i dati di ciascun cliente (nome, indirizzo, nome del Project Manager, ecc.). In tal modo, non sarà necessario preparare una nuova fattura ogni volta, ma sarà sufficiente modificare i dettagli dei lavori.
Poiché la fatturazione è importante, bisogna cercare di semplificare il processo per non dimenticarsi i lavori da fatturare. Per fare ciò, è utile tenere insieme tutte le proposte d’ordine (PO) o lettere d’incarico (LI) del mese, divise per cliente, in modo da poter rintracciare tutti i lavori fatti ed aggiungerli alla relativa fattura. Non tutti i clienti dispongono di un documento ufficiale di questo tipo, per cui è meglio fornirne loro un modello standard creato da noi, da compilare a loro cura e restituircelo. Una PO o una LI è fondamentale non solo ai fini della tracciatura dei lavori, ma – cosa ancor più importante – come prova del lavoro commissionato dal cliente. Pertanto, è buona norma e regola chiedere sempre una PO o una LI.
Anche se la gestione amministrativa del “backend” può essere noiosa, tuttavia è necessaria.
Ultimo suggerimento
Per essere professionali, occorre investire innanzitutto nel proprio tempo: ogni compito che all’inizio appare “noioso” è probabilmente un mezzo per migliorare le proprie abilità in seguito.
